資料の作成術6つの心得

2011年12月19日 | カテゴリー:仕事術勉強


せっかく苦労して書き上げた資料も、相手に伝わらなければ意味がありません。資料は正確に、わかりやすく書きたいですね。そこで今回は、資料作成で悩んでいる方に役にたつ、「資料の作成術6つの心得」をご紹介いたします。

1 悩みすぎない

書き始める前から、悩みすぎてはいけません。いきなり完成図が思い描ける人など、まずいないのですから。
はじめに決めるのは、主題だけでけっこうです。「なにを伝えたいのか」をはっきりさせれば、それ以上悩んでもしかたありません。

2 とにかく書いてみる

上記の続きです。悩んでもしょうがないので、とにかく書いて見ましょう。考えがまとまっていなくても、視覚化することで整理されていくことが往々にしてあります。何も書けないという人は、紙の中央に○でも書きましょう。それだけでもイメージは広がります。

3 主張は短く

言いたいことを言おうとして、ついつい熱が入ってしまうのはわかります。しかし、意志というものは言葉を重ねれば伝わるというものではありません。本当に言いたいことこそ、短くまとめたほうが、相手に伝わりやすいのです。

4 他人に見せる

完成したら、他人にみてもらいましょう。資料はひとりで考えれば考えるほど、辻褄を合わせてしまうものです。先入観のない第三者にみてもらうことで、間違いに気づくことができます。また別の視点から物事を見れるので、新しい方向性を開拓することもできます。

5 直接的なデータを掲載する

データが抽象的だと、相手を説得することができません。具体的なデータを載せましょう。もし直接的なデータがないのであれば、ネットなどを活用し、自分で調べましょう。想像ではなく、統計的な「数字」を掲載することで、説得力が増します。

6 具体策にはイメージ図を使う

データが揃ったら、それを伝えるため図を使いましょう。具体的には、グラフや表などです。人間の脳は、言葉で説明されるよりも、図で説明された方が理解力が高いです。肝心なデータをわかりやすく伝えるために、図によるイメージは有効です。

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