Excelを効率よく使う!便利な操作方法6つ

2011年8月21日 | カテゴリー:PC・ソフト・ガジェット仕事術

最近は事務系の仕事だけではなく、現場仕事でもパソコンを使う機会が多いと思います。例えばエクセルを使った簡単な生産管理や売上げ管理などです。しかし操作方法を独学や人から教えてもらった場合、意外に便利な機能を知らない人も多く、操作に時間が掛かってしまいます。ここではエクセルを使う上で知っておくと便利な操作方法を紹介していきます。

Photo by Microsoft Sweden

Ctrl+マウスホイールで倍率変更

エクセルの操作が遅いと思っている人は、画面の倍率は適正でしょうか?文字が小さすぎたり大きすぎたりすると、画面が見にくく余計な操作が増えてしまいます。それを防ぐためにはこまめな倍率変更が有効です。キーボードのctrlキーを押しながらマウスのローラーを上下することで簡単に倍率変更が可能です。扱うデータ毎に見やすさが異なりますので、こまめな倍率変更を行う事で作業効率が上がります。

タブキーの活用

通常動作を確定する時はエンターキーを使用しますが、タブキーでも確定が可能です。エンターだと確定後下のセルに移動し、タブキーだと右のセルに移動します。表のデータ入力などを行う際に、どちらに移動したほうが便利かを予測し使い分けることで作業効率が上がります。

Ctrl+Zキーで元に戻す

入力ミスで上書きをしてしまった場合など、「元に戻す」を選択することで簡単にやり直す事ができます。しかしこの操作をツールバーの編集画面から行うと効率が低下します。Ctrl+Zキーを押すことで、一つ前の動作に簡単に戻す事ができるためこの操作方法を覚えておくと大変便利です。

Shift+矢印キーで範囲選択

通常マウスのドラッグで範囲選択を行います。しかしスタート地点が明確に決まっている場合や、正確に範囲選択を行いたい場合などは、このshift+矢印キーの範囲選択の方が効率が良い場合もあります。エクセル以外でもメールの一括削除などにも応用が利くため知っておくと大変便利です。

=の活用

=と直接入力する事で関数などを直接入力する事が可能です。もちろん簡単な操作も可能で、例えば「=A28+1」と入力すればA28セルの数値に1を足した数字といった、簡単な数式が出来上がります。この=の活用は簡単な自作の家計簿を作るときなど知っておくと有効ですし、もちろん複雑なデータベースでも応用が可能です。

オートフィル機能の活用

エクセルの基本操作として多くの人が使っているオートフィル機能。この機能は同じ数字や文字のコピーだけでなく、連続した数字や曜日などもコピーが可能です。例えば1だけだと1を連続でコピーしますが、範囲選択で1と2を選択すると、以降3456と連続した数字をコピーします。知っておくと大変便利です。

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