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人には聞けないメールマナーのあれこれ

2011年9月12日 | カテゴリー:仕事術

ビジネスの場面でもメールは現在主流に使われています。取引先とのやり取りだけでなく、就職活動を通じての人事担当者とのやり取りなど、その場面は豊富です。しかしメールマナーに関しては意外に知られていません。ここでは簡単なメールマナーを紹介致します。

メールも最初は挨拶から

ビジネスの場面ではいきなり用件を相手に伝える事はNGです。一言「お世話になります」とクッションを入れるのが一般的です。また初めての人へのメールは、必ず「初めまして○○と申します」と名前を名乗るのがマナーです。人によってはこの挨拶を件名で省略する人も多いですが、相手が上の立場の場合この基本を忘れずに行いましょう。

署名の表記

メールを送る際は最低限、差出人の名前とメールアドレスは、最下段に表記を行うのがマナーです。相手も返信を送る際にメールリンクがあると送信が行いやすく、また名前を表記する事で、メールの検索が容易になります。メールソフトには署名機能が付いている事が多いため、事前に作成しておけば都度の作成の手間が省け便利です。

フリーメールとアカウントメールの違い

yahooやgooなどで作成できるフリーメールは、セキュリティーの問題で相手にメールが届かないケースもあります。携帯でビジネスメールを送るのは論外ですが、このフリーメールも極力避けた方が懸命で、アドレスで相手にすぐにフリーメールかどうかわかるため、アカウントメールの取得は信用面として、ビジネスの舞台では必要になってきます。就職活動の学生などは特に注意が必要です。

疑問符や顔文字は厳禁

プライベートのメールは構いませんが、ビジネスメールでは「?」などの疑問符や、「^^」などの顔文字をつける事は好ましくありません。「?」は相手を疑う事を連想させ、顔文字は気の緩みを相手に悟られてしまいます。「?」を使うような場面は「。」などの句読点で表記しても相手に伝わりますし、顔文字はあくまでプライベートで通用する常識です。これは上の立場の相手なら、愛嬌の一つとして許される事ですが、下の立場にある者は決してやってはいけない行為です。

相手に伝わりづらい文章はNG

極端な長文や誤字脱字の目立つ文章、改行の無い文章などは当然NGです。起承転結が無くてもビジネスという共通の目的があれば相手に伝わる事もありますが、長文や誤字脱字・改行は単純に相手の文章の読みにくさを誘います。ビジネスである以上要点をまとめる工夫や、作成後の文章チェックは確実に行い、相手にとって読み易い文章を送ることは最低限のマナーです。

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