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デスクまわりを汚さない5つの書類整理術

2011年11月04日 | カテゴリー:仕事術


気が付けばいつもデスクで書類探し…。思い当たる方はおられませんか。このような方は、やはりデスクまわりがスッキリしてないことが多いようです。書類探しなどに時間を取られると、仕事の時間は削られ、仕事の効率はどんどん悪くなります。

デスクまわりはすっきりさせ、効率よく仕事をこなしましょう。そこで、デスクまわりを汚さないための、5つの書類整理術をご紹介します。

【1】不要な書類はすぐに捨てる

デスクまわりを汚している一番の原因は、やはり書類だと思われます。もう不要な書類が、デスクに山積みになっていませんか。各部署で共有化されている書類のコピー、電子化されサーバーにある書類をプリントアウトしたものなどで、不要なものは処分しましょう。

【2】定期的に選別し捨てる時間を作る

一度不要な書類を処分しても、また不要な書類は溜まっていきます。短期(1ヶ月~3ヶ月)と長期(1年程度)で、定期的に書類を選別し捨てる時間を設けましょう。そうすることで、絶えず不要な書類を大量に抱えている状態から解放されます。

【3】書類は分別して保存する

書類を保存するとき、必ず、分別してから保存しましょう。例えば、「この書類は1年間保存してから破棄する書類」、「共有化済、不要になったら破棄する書類」などです。このように、保存する段階で分別しておけば、後の処分もスムーズです。

【4】デスクを3分割し書類を割り当てる

デスク上のスペースを分割する方法は、とても有効です。これからする仕事の資料は右、終わった仕事は左、長期的な仕事の書類は右上、と割り当てるのが一般的でしょうか。左利きの方は、左右対称にするとよいでしょう。

【5】書類の電子化を有効利用する

後から必要になる可能性がどうしても否定できない場合、電子化を有効利用しましょう。電子化して保存できる書類の量は膨大ですし、検索も楽です。自身のパソコンと、USBメモリにバックアップを取っておけば、さほど消失を恐れなくてすむでしょう。

以上の5点を実行し、書類整理を試してみてください。なお、個人情報の含まれる書類などは、必ずシュレッダーにかけて破棄するのをお忘れなく。

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