Outlook Expressを効率よく使いこなす6つのテク

2011年9月13日 | カテゴリー:PC・ソフト・ガジェット仕事術

現在ビジネスやプライベートでのメール送信の手段として、Outlook Expressを使う人は多いと思います。そしてOutlook Expressはエクセルやワードと同じく、知っておくと便利な機能が豊富です。ここでは意外と知られていないOutlook Expressの簡単で便利な機能やコツを紹介します。

Photo by peterelmshorn

メール作成は全画面表示で

Outlook Expressでメールを作成する際には新規返信共に、最初は縮小画面で表示されます。入力を行う際はこの縮小画面ではなく、全画面表示に切り替えた方がレイアウト面や文章の見やすさから便利です。エクセル・ワードの倍率表示と同じく、メール作成の際は自分の見やすいサイズ=全画面表示に切り替える事で効率が上がります。

署名機能の活用

ビジネスメールなどでは、送信者の氏名や会社名などを付記します。この付記は署名という項目で設定する事が可能で、多くの場合会社では設定されている事が殆どですが、個人で使用するメールや、設定されていないメールなどもあるため知っておくと便利です。

送信者・件名で手軽に検索

通常Outlook Expressでは送られてきたメールは、受信日時で整理されています。そしてメール表示画面の上部にある、送信者や件名をクリックすると、指定の項目でメールを都度整理する事が可能になります。日時ではなく特定のメールを調べたい時など、検索の手間が省けるため活用すると便利です。

シフトキーで範囲選択

メールを大量に削除する時に便利なのがこのシフトキーの活用です。シフトキーを押しながら矢印キーを押すことで、複数メールの範囲選択が可能になります。選択したメールは一度シフトキーを離しdelキーを押せば、自動的に削除フォルダーに移動するため、削除の時間を大幅に省くことが可能です。

フォルダの作成

Outlook Expressでは通常送られてきたメールは、受信トレイに入ります。しかしある程度メールを続けていると、この受信トレイが一杯になり、メールを探す時など非常にわかりづらくなるため、事前に必要なメールはフォルダを作成し仕分けを行っておくと効果的です。フォルダはメニューバーのファイルからフォルダを選択し作成が可能で、作成したフォルダの移動はメールを右クリックする事で、移動の項目が表示されます。特に仕事で必要なメールはマメに仕分けをしておくと効率が上がります。

不要なメールの仕分け方法

ある程度メールを続けていると、不要なメールが送られてくる人も多いのではないでしょうか。スパムメールやメルマガなどが該当しますが、こういったメールは閲覧する事無く事前に仕分けを行うと効率的です。メニューバーのメッセージから、送信者を禁止するを選択するだけで、以降は自動的に削除フォルダに振り分けられるため、不要なメールの仕分け方法として、知っておくと大変便利です。

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