もう一度確認しよう!基本的なメールのマナー7つ

2011年12月04日 | カテゴリー:コミュニケーション


メールは現代社会の必須コミュニケーションツールになりました。しかし私自身失礼なメールを送ってしまって失敗することが多々あります。今回は自戒を込めて、もう一度基本的なメールマナーを振り返ってみたいと思います。

1 内容のわかる件名を簡潔に書く

 
返信の証である「Re:」の付いたタイトルは便利です。しかしそれは多用するとそっけないメールになります。求められていない時は、できるだけ新たな件名を自分で書くことにしましょう。その時、内容を良く表すタイトルを付けると相手にとっては便利です。

2 基本的に敬語を使う

  
メールだから友達と話すように書いていいと思っている人がいます。それほど近い人間関係でもないのに敬語抜きで話し掛けられたら、あまり気持ちのいいものではありません。

3 絵文字顔文字は場面によって使い分ける

 
絵文字や顔文字は人によって使う頻度がかなり違います。普段使わない人が使い倒す人に出会うと「この人はふざけているのか?」とも思いかねませんし、逆に見ると「この人は冷たい人なのかな…」と思われるのです。ビジネスでは最小限の表現にした方が賢明ですし、プライベートでも初対面では節度を守るべきです。

4 長過ぎない

  
短すぎてもいけないとは思いますが、携帯メールなら文字数の制限がありますし、長文を読みたいという人はおそらく少数派です。内容を具体的に書くことは結構ですが簡潔にまとめましょう。

5 即答で送らない・連続で何度も送らない

  
即返信を送らないといけないと思っている人は、まるで強迫されているような心理に陥ってしまっています。相手の都合を考えずに何度も何度もメールを送りつけてしまう人もそうです。一時の女子高生のように、友情の深さとメール交換の頻繁さが比例していると思っていませんか? タイトルに【緊急!】などと書いてある場合は別にして、自分のペースで返信しましょう。

6 BCC・CC・HTML形式を避ける

 
ビジネスやメーリングリストなどでそれが必要である場合を除いては、これらの機能は避けてください。まったく同じ内容を人に送るのは手紙のマナーとして失礼ですし、HTML形式に関してはエラーの元となります。

7:添付ファイルを大きくしない

 
添付ファイルは便利です。写真を添付したり、音楽を送りたいときなんか文字だけのメールより退屈しません。でもちょっと待ってください。数MBを越えるような添付ファイルのついたメールは、サーバーによっては避けられることがあります。最近では限度がないに等しいかもしれませんが、もしかしたら相手のメールボックスはそれほど容量に余裕のない可能性だってあります。できれば1MB未満に抑えるようにしましょう。

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