ワードを効率よく使いこなす6つのテク(初級者編)

2011年9月09日 | カテゴリー:PC・ソフト・ガジェット

エクセルと異なり意外と便利なテクニックが知られていないワード。現在文書の作成もエクセルを使って作成する人も多く、ワードは意外と使っていない人も多いのではないでしょうか。しかし文章の入力はワードの方が断然速く、また綺麗な文章を作る場合はワードを使った作成が必須です。ここでは知っておくと便利な簡単なワードテクニックを紹介します。

Photo by Microsoft Sweden

まずは適切な倍率表示を

エクセルと同じく入力する文字が小さければ、作業効率の低下に繋がります。エクセルと同じくCtrl+マウスホイールで簡単に倍率変更が可能なため、その都度適切な倍率表示に切り替えると便利です。

表示方法は原則印刷レイアウト表示で

ワードの文書表示は下書き・WEB・アウトライン・印刷の4種類から選べます。この表示方法の選択はメニューバーの表示から選択する事が可能ですが、簡単な文書作成の場合印刷レイアウト表示ではページ設定のサイズで文書が表示されるため、印刷レイアウト表示が断然オススメです。画面の左下にもこの表示方法の選択画面がありますが、この選択画面を誤って触る事も多いため、表示は常に確認し違っていた場合は切り替えを行いましょう。

左端の余白を活用

印刷レイアウト表示に切り替えると、左と右に余白ができます。この左側の余白部分をクリックすれば、対応する行を一括して範囲選択できるため、レイアウトやサイズ変更を行う際に知っておくと大変便利です。

改ページのショートカット

ctrl+エンターキーで強制的にページを進める事ができます。シナリオ製作など比較的長い文章を作っている人などは、区切り毎に改ページを行うとわかりやすく大変便利です。

文書全体のレイアウトのタイミング

初心者に多いのがレイアウト変更を常に行ってしまい、非常に時間が掛かってしまうという点です。例えば文字のサイズ変更や種類の変更などがこれに該当しますが、行数の指定が無い限りは一度全て入力を行ってからまとめて行った方が、行動にメリハリがつき全体の文章の構成がわかりやすいためオススメです。

テキストファイルとの違いを知ると便利

ワードとテキストファイルの違いは、ワードではスペルミスや文字数のカウントが行えるため文章作成時や、実際にプリンタから印刷を行う時などは大変便利です。反面文字の種類やサイズに変更が無く改行程度の単調な文章の保存は、テキストファイルの方が容量も少なく読み込みも速いため便利となります。状況に応じてテキストファイルとワードファイルを使い分けると更に作業効率が上がります。

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